MUDURNU BELEDİYE BAŞKANLIĞI
                   Yazı İşleri Müdürlüğü Görev, Yetki ve Sorumlulukları Yönetmeliği
                                                    BİRİNCİ BÖLÜM

                                      Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

                                                              AMAÇ

MADDE–1 Bu yönetmeliğin amacı; Mudurnu Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. 

                                                            KAPSAM
MADDE–2 Bu Yönetmelik; Mudurnu Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü ve Bağlı Birimleri Kapsar.

                                                           DAYANAK
MADDE–3 Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu, 48 ve 49 Maddelerine göre hazırlanmıştır.

                                                          TANIMLAR
MADDE–4 Bu Yönetmelikte geçen;
Başkan : Mudurnu Belediye Başkanı
Belediye : Mudurnu Belediye Başkanlığı
Müdür : Mudurnu Belediyesi Yazı İşleri Müdürü
Müdürlük : Mudurnu Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünü
Personel : Mudurnu Belediye Başkalığı Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelini
Meclis : Mudurnu Belediye Meclisi,
Encümen : (Mudurnu Belediye Encümeni)
Komisyon: Mudurnu Belediyesi İhtisas Komisyonlarını ifade eder. 

                                                    İKİNCİ BÖLÜM

                                             Görev Yetki Ve Sorunluluk 
                          Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev Yetki ve Sorumluluğu

                                                    Yazı İşleri Müdürü
MADDE–6

* Yazı İşleri Müdürlüğünün görev be sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerini uygun olarak yerine getirir, görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapar, Müdürlük faaliyetlerini denetler, varsa aksaklıkları giderir. Yıllık, çalışma programlarını hazırlar veya hazırlattırır bu programlara göre sevk ve idareyi temin eden konularda Belediye Başkanına gerekli raporları sunar. Müdürlük personelinin performans durumunu izler gerekli değerlendirmeleri yapar.

* Kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin kendine yüklediği sorumluluklar dahilinde Belediye Başkanın verdiği talimatları havale ettiği evrakları, verilen görevleri bu yönetmelikte yer alan yetkiler çerçevesinde özenle yapmak ve yürütmekle sorumludur. Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli de düzenli şekilde yürütülmesini sağlar

* Başkanlıktan gerek Meclise, gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik emir ve kararlar ışığında hemen görmesini sağlar

* Meclis toplantı tarihini, Belediye başkanı tarafından belirtilen gündem maddelerini, Belediye ve Kanunun 20.ve 21. maddeleri gereğince en az üç gün önceden zabıta personeli marifetiyle, faks ve telefon aracılığıyla Meclis üyelerine ulaştırılmasının kontrolünü yapar, ayrıca Belediye Başkanlığının internet sayfasından kamuoyunu bilgilendirmek üzere dağıtımının kontrolü yapıldıktan sonra Meclis toplantısının yapılmasını sağlar.

* Belediye Başkanı tarafından Belediye encümenine havale edilen dosyalar doğrultusunda, Başkan Encümen gündemini hazırlar, üyelere dağıtımını yaptırır, Encümen toplantısına Belediye Kanununun 33. maddesi gereğince Belediye Başkanının görevlendirme yazısıyla Encümenin memur üyesi olarak toplantıya katılır, toplantıda alınan kararların sonuçlarıyla birlikte Encümen kayıt defterine kayıt edilmek suretiyle yazılmasını, internet ortamından yayımının yapılmasını, yazılan kararların ilgili birimlere sevkinin sağlanmasını kontrol ettikten sonra arşivlenmesini yaptırır, Bununla birlikte Encümen ve meclis üyelerinin huzur hakkı bordolarını hazırlatır, ödenmesi için bir üst yazıyla birlikte Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevkinin yapılmasını kontrol eder.

* Meclis toplantı gündemlerini Başkanın emirlerine göre hazırlar ve imzasını sunar. İmzalı gündemin zamanında Meclis üyelerine dağıtılmasını sağlar.

* Meclis ve Encümen toplantılarında görüşülen konulara ilişkin karar yazılarının hazırlanmasını, dağıtılmasını ve dosyalanması kontrolünü yapar

* Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programını hazırlar, başkanlığın onayına sunar.

* Kanunun, kanun hükminde kararname, tüzük ve yönetmeliklerinin temin ve dağıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini koordine eder.

* Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını, yerine ulaşmasını ve arşivlenmesinin yapılmasını kontrol eder.

* Sorumluluğu altındaki tüm işleri ve çalışmaları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak

* Yazı İşleri Müdürü Görev ve Hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanına karşı sorumludur.

                                      Yazı İşleri Büro Görev Yetki ve Sorumluluğu
MADDE–7

* Belediye başkanlığına dış kurumlar ve kişilerden gerek posta, gerekse kurye aracılığı ile gelen evraklarının Yazı İşleri Müdürüne sunmak, Müdür tarafından sevkinin yapılmasını sağlamak, kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere zimmetle dağıtımını gerçekleştirmek.

* Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerini havale ederek, vatandaşın talebiyle ilişkili müdürlüğü yönlendirmek

* Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzeltmek, Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlamak, Meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydetmek ve sonuçlarını sütunlara işlemek

* Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlamak.

* Meclis ve Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına kaybolmamasına özen göstermek.

* Müdürlüğün kendisine tevdi edilen işlerini en kısa zamanda icra ederek sonuçlandırmak

* Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında belirlenen standartlara uygun iş ve işlem yapmak, evrak mahrumiyetini korumak, kaybolmasından sorumlu olmak

* Yazı İşleri Müdürlük içi çalışmalar, müdür tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

* Yazı İşleri Müdürlüğü Personeli verilen görevi yasa, yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip, süratle yapmak zorundadır

                                         Evlendirme Büro görev ve Sorumluluğu
MADDE-8

* Resmi nikâh kıymak isteyen adayların başvurularını kabul eder.

* Nikâh işlemleri için gerekli olan kıymetli evrakların, Mal müdürlüğünden alınmasını yapar, Resmi evrak seri numarasına göre kaydını yapar.
* Başvuru sahiplerinin müracaat evraklarını kabul eder, kanunla ve yönetmeliklere uygunluğunu denetler, inceleme arasında evlenmelerine yasal engel bulunmayan müracaat sahiplerinin taleplerini kontrol ederek nikâh akdini gerçekleştireceği tarihi belirler.

* Yapılan tüm nikâh akitlerini nüfus kütüğüne işlemesi için Nüfus Müdürlüğüne gönderir.

* Evlilik işlemleri kabul edilen ve nikâhlarını Belde dışına taşımak isteyen çiftlere izinname hazırlar.

* Nikâh işlemleri ile ilgili tüm evrakların arşivlenmesini yapar.

                            Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Meclisi ile İlgili Görevler
MADDE- 9
* Belediye Meclisi 5393 sayılı Yasaya istinaden görev yapmaktadır.5393 sayılı Yasada belirtildiği gibi Belediye Meclisi toplantıları her ayın ilk haftası yapılır.
Belediye Meclisine gelen teklif yazıları, PBaşkanlık Makamına havale edildikten sonra Meclis evrak defterine kayıt edilir.Gündeme alınan teklifler Belediye Meclisinde görüşmeye açılır.Görüşülen Teklifler karara bağlanır veya komisyona havale edilir.

                           Yazı İşleri Müdürlüğü Belediye Encümeni ile ilgili Görevleri
MADDE–10

* Belediye Encümeni 5393 sayılı yasaya göre görev yapar. Her hafta Salı günü toplanır.İlgili Müdürlüklerden gelen teklifler Başkanlıktan onaylandıktan sonra müdürlüğümüze gelir,gelen evrak defterine kayıt edilen teklif dosyaları Encümen Toplantısına sunulmak üzere gündeme alınır. Gündeme alınan teklif dosyaları incelenir. Karara bağlanan teklifler Encümen Karar defterine kayıt edilip, kararları yazılır, imzaya sunulur, imzaları tamamlandıktan sonra ilgili müdürlüğe gereği yapılmak üzere gönderilir. Kararlar iki nüsha yazılır imza altına alınır. Bütün encümen kararlarının tarih ve numarasına göre kararın ikinci sureti ilgili müdürlüğe teslim edilir.